Het up-to-date brengen van een DMS systeem

Documenten opslaan doet ieder op zijn eigen manier. De een heeft vele mapjes, de ander plaats alles op het beeldscherm. Documenten staan op computers, harde schijven en USB-sticks. Het zoeken naar documenten, informatie en data kan hierdoor een tijdrovende klus worden. Heb je data niet op orde, dan blijf je achter de feiten aan lopen. Om te voorkomen dat je collega’s en jij steeds maar weer op zoek moeten gaan naar bepaalde informatie is het handig om dit op te lossen en alles te verwerken in een DMS. DMS staat voor Document Management Systeem. 

Document Management Systeem (DMS)

Een document management systeem is een systeem waarin documenten worden opgeslagen, zodat je ze ten alle tijden weer terug kunt vinden aan de hand van een aantal kenmerken. Gezien de toenemende stroom van informatie en data binnen organisaties wordt een DMS steeds belangrijker. In een document management systeem kun je eenvoudig informatie (documenten) toevoegen, ordenen en beheren. Zo breng je een structuur aan die voor iedereen makkelijk te begrijpen is. Op deze manier werken alle collega’s in hetzelfde DMS systeem en op dezelfde wijze en zijn documenten snel terug te vinden. 

Ook voor onderhoudsadelingen is het handig om met een DMS te werken, doordat het DMS gekoppeld kan worden aan een onderhoudbeheersysteem, zoals Ultimo, SAP, Maximo of TD Office. Zo kun je belangrijke documentatie over assets koppelen in het OBS en op beide plaatsen makkelijk terugvinden.

Wat zijn de voordelen van een DMS? 

• Documenten zijn voor iedereen toegankelijk en kunnen gedeeld worden met elkaar
• Het digitaal opslaan en archiveren van documenten
• Alle bestanden staan in een online omgeving en zijn gemakkelijk terug te vinden
• Medewerkers kunnen samenwerken in een DMS
• Automatisch opslaan en het continue bewerken van een document
• Makkelijk aantonen dat je aan wet-en regelgeving voldoet

Onze Makers zijn fan van overzichtelijk werken. Voor je het weet hebben ze jou ook enthousiast gemaakt. Overweeg je een DMS aan te schaffen en in te richten? Kom in contact, dan bespreken we de mogelijkheden. Wanneer de wensen van jouw organisatie duidelijk zijn, maken we een plan en gaan we aan de slag. Onder diensten lees je meer hierover.